Partendo dagli studi esistenti, numerosi ma non sistematici, il gruppo di ricerca ha avviato una mappatura delle tracce della presenza russa in numerosi istituti di conservazione pubblici e privati italiani. Le fonti sono conservate in tre differenti tipi di istituti:
L'indagine si è concentrata sulle più importanti raccolte pubbliche e private di alcune regioni (Lazio, Veneto, Lombardia, Toscana, Piemonte, Liguria, Emilia e Romagna, Campania), con particolare riferimento ai seguenti istituti: Archivi di Stato, Archivi comunali, Biblioteche Nazionali, Fondazioni e Istituzioni culturali, Archivi di case editrici, ecc.
Si è orientata la ricerca sia su singole personalità che su organizzazioni e istituzioni (tanto quelle create dai russi in Italia, quanto quelle italiane che hanno coinvolto l'attività di russi); i dati rinvenuti sono stati integrati da indagini sulla stampa periodica dell'epoca e da ricerche in archivi russi, americani e di altri paesi europei.